Whistleblowing-Kanäle: Regelungen und Möglichkeiten für Unternehmen

In der heutigen Geschäftswelt sind Transparenz und Integrität wichtiger denn je. Genau aus diesem Grund hat die Europäische Union die Richtlinie (EU) 2019/1937 verabschiedet. In Italien wurde sie durch das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 umgesetzt. Es verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden dazu, sichere Kanäle einzurichten, über die Fehlverhalten und Gesetzesverstöße gemeldet werden können.

Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? Und wie lässt sich die gesetzliche Vorgabe nicht nur erfüllen, sondern auch als Chance nutzen?

Whistleblowing-Gesetz: Vorgaben und Fristen für Unternehmen

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden dazu, interne Kanäle einzurichten, über die Verstöße, Fehlverhalten oder Missstände am Arbeitsplatz sicher und vertraulich gemeldet werden können. Diese Meldesysteme können sowohl digital als auch in physischer Form umgesetzt werden – entscheidend ist, dass sie die Identität der Hinweisgeber schützen und vor möglichen Repressalien bewahren.

Für die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben gelten folgende Fristen:

• Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten: Diese sind bereits seit dem 15. Juli 2023 zur Umsetzung verpflichtet.
• Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten: Hier läuft die Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023.

Ab dem Jahr 2025 drohen Unternehmen, die den gesetzlichen Anforderungen nicht nachkommen, empfindliche Geldbußen zwischen 10.000 und 50.000 Euro. Zudem riskieren sie Imageverluste und rechtliche Konsequenzen, wenn Hinweisgeber nicht ausreichend geschützt werden. Umso wichtiger ist es, regelmäßig zu prüfen, ob die eingerichteten Meldekanäle funktionstüchtig, leicht zugänglich und rechtlich einwandfrei sind – nur so lässt sich ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Sicherheit für Whistleblower gewährleisten.

So richten Unternehmen ein effektives Meldesystem für Missstände ein

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig ein ethisches sowie sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

• Einrichtung sicherer Whistleblowing-Kanäle: Mitarbeiter müssen über zugängliche Mittel verfügen, um Missstände entweder schriftlich oder mündlich zu melden. Das können Online-Plattformen, spezielle Telefonhotlines oder auch physische Briefkästen sein.
• Gewährleistung der Vertraulichkeit: Die Identität des Hinweisgebers muss unbedingt geschützt werden, und alle Informationen müssen mit höchster Diskretion behandelt werden.
• Festlegung klarer Verfahren: Jede Meldung sollte gemäß einem transparenten Verfahren bearbeitet werden, mit klar definierten Reaktionszeiten und strukturierten Untersuchungsmethoden.
• Schulung der Mitarbeitenden: Angestellte sollten darüber informiert werden, wie sie Verstöße melden können und warum dies so wichtig für die Unternehmenskultur ist.

Die verschiedenen Meldekanäle

Die Gesetzgebung sieht vier Arten von Kanälen vor:

• Interne Kanäle: Diese werden direkt vom Unternehmen verwaltet und bieten den Mitarbeitenden eine sichere und anonyme Möglichkeit zur Meldung von Missständen. Sie gewährleisten zudem, dass Whistleblower vor möglichen Repressalien geschützt sind.
• Digitale Kanäle: Hierbei handelt es sich um Online-Plattformen oder spezialisierte Softwarelösungen, die ein geschütztes Umfeld für Meldungen bieten und gleichzeitig Datenschutz und Anonymität gewährleisten.
• Externe Kanäle: Wenn Hinweisgeber sich bei der Nutzung interner Kanäle unwohl fühlen oder den Eindruck haben, dass Verstöße innerhalb des Unternehmens nicht angemessen behandelt werden, können sie sich an externe Stellen wie die ANAC (Nationale Anti-Korruptionsbehörde) wenden, um sicherzustellen, dass ihre Meldungen objektiv und effektiv bearbeitet werden.
• Öffentliche Kanäle: Diese kommen zum Einsatz, wenn der Hinweisgeber bereits interne und externe Meldungen abgegeben hat, jedoch keine Antwort erhalten hat – oder in besonders schweren Fällen, wenn es Risiken für die öffentliche Sicherheit gibt oder die Behörden nicht handeln. In solchen Fällen kann eine breitere Offenlegung über Medien wie Presse, Fernsehen oder Radio notwendig werden, um ein breites Publikum zu erreichen.

Vorteile eines Whistleblowing-Systems

Die Einführung eines effektiven Whistleblowing-Systems sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile für das Unternehmen:

• Prävention von Fehlverhalten: Wenn Fehlverhalten frühzeitig erkannt wird, können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, bevor es zu größeren Problemen eskaliert.
• Förderung einer ethischen Unternehmenskultur: Ein transparentes System stärkt das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Management und fördert eine Kultur der Integrität.
• Schutz des Unternehmensrufs: Ein verantwortungsbewusster Umgang mit Whistleblowing reduziert das Risiko öffentlicher Skandale und schützt das Unternehmensimage.

Die Einhaltung der Whistleblowing-Vorschriften ist also nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern bietet auch eine wertvolle Chance, das Vertrauen im Unternehmen zu stärken. Ein gut funktionierendes System schafft ein sichereres, ethischeres und transparenteres Arbeitsumfeld, was das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert und betriebliche Risiken mindert.