Marketing für Veranstaltungen

Eine Veranstaltung wirkungsvoll zu bewerben, ist echtes Handwerk – und dabei spielen Erfahrung und Professionalität im Eventmarketing eine zentrale Rolle.

Um eine Veranstaltung zum Erfolg zu führen, reicht es nicht aus, sie einfach nur bekannt zu machen. Es braucht eine gezielte Mischung aus bewährten Marketinggrundsätzen und individuellen Maßnahmen, die auf die Art der Veranstaltung und die passenden Kommunikationskanäle zugeschnitten sind.

Durch gezielte Marketingmaßnahmen lässt sich nicht nur Aufmerksamkeit erzeugen, sondern auch echtes Interesse wecken. Mit einer durchdachten Strategie können Sie gezielt Ihre Zielgruppe erreichen und den größtmöglichen Effekt erzielen.

Werfen wir einen Blick darauf, welche zentralen Bausteine ein erfolgreicher Marketingplan für Veranstaltungen enthalten sollte.

Vor der Veranstaltung

Eine Veranstaltung sollte idealerweise mindestens drei Monate im Voraus angekündigt werden. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie mit gezielten Werbemaßnahmen wie Facebook Ads, Push-Marketing und anderen eher outbound-orientierten Strategien gegensteuern – auch wenn diese nicht zur Inbound-Philosophie passen.

Handelt es sich nicht um die erste Ausgabe der Veranstaltung, empfiehlt es sich, auf der Website einen eigenen Menüpunkt (am besten mit Dropdown) für vergangene Ausgaben einzurichten. Wer neu dabei ist, möchte sich ein Bild davon machen, was bisher passiert ist: Welche Inhalte wurden erstellt? Wie viele Besucher waren da? Welche Stimmung herrschte? Bereichern Sie diesen Bereich mit Bildern, Interviews und anderen spannenden Einblicken.

Einen passenden Namen wählen

Gerade diese erste Phase ist entscheidend: Der Name Ihrer Veranstaltung sollte einprägsam und auffällig sein, damit er in der Masse der täglichen Informationen nicht untergeht. Gleichzeitig muss er klar vermitteln, worum es geht – also kurz und prägnant das Thema widerspiegeln.

Ein Logo für die Veranstaltung entwickeln

Ein einprägsames Logo ist besonders bei größeren Events ein echtes Muss. Es spielt eine zentrale Rolle für den Wiedererkennungswert und trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Ein gutes Logo weckt Interesse, bleibt im Kopf und sorgt dafür, dass Ihre Veranstaltung visuell im Gedächtnis bleibt.

Eine gelungene und professionelle Gestaltung ist dabei gar nicht so einfach. Hier sind drei Tipps, die Ihnen helfen können:

• Wählen Sie ein Symbol, das thematisch zur Veranstaltung passt, und gestalten Sie es kreativ, ohne es zu überladen. Klarheit geht vor.
• Verwenden Sie wenige Farben – maximal vier oder fünf – am besten solche, die sich an den Farben Ihrer Marke oder Ihres Unternehmens orientieren.
• Das Design sollte möglichst einfach und minimalistisch sein. Je klarer und reduzierter das Logo ist, desto leichter bleibt es im Gedächtnis.

Sponsoren gewinnen

Sponsoring ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, das Marketingbudget Ihrer Veranstaltung aufzustocken. Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Strategie sollte deshalb sein, gezielt Unternehmen anzusprechen und Partnerschaften vorzuschlagen. Starten Sie mit der Sponsorensuche frühzeitig – auch wenn nicht sofort alle mitmachen. Viele Unternehmen beobachten erst, wie sich Ihr Projekt entwickelt, bevor sie einsteigen.

Kontakt zu Influencern

Influencer in den sozialen Medien sind längst zu wichtigen Multiplikatoren im Marketing geworden. Sie setzen Trends und können Ihrer Event-Marketingstrategie ordentlich Rückenwind geben. Der gezielte Kontakt zu passenden Influencern kann helfen, mehr Aufmerksamkeit und Reichweite für Ihre Veranstaltung zu generieren.

Ein Programmheft gestalten

Ein klar strukturiertes Programmheft mit allen relevanten Informationen ist unerlässlich – idealerweise nicht nur digital, sondern auch als Plakat an gut frequentierten Orten wie Bahnhöfen, Universitäten, Bibliotheken, Kiosken oder anderen beliebten Treffpunkten.

Das sollte unbedingt draufstehen:

• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Veranstaltungsort
• Ticketpreis
• Infos zum Ticketkauf oder zur Anmeldung
• Logistische Details wie Anfahrt, Parkmöglichkeiten, etc.

Tipp: Ergänzen Sie das Plakat mit einem QR-Code, der direkt auf eine Webseite führt. So machen Sie es den Interessierten besonders einfach.

Wählen Sie diese Zielseite mit Bedacht: Am besten eine Landing Page, auf der sich Nutzer ausschließlich für die Veranstaltung registrieren können. Der Vorteil? Wer auf der Seite landet, hat nur zwei Optionen – sich anmelden oder wieder gehen.

Coinvolgimento dei media: comunicati stampa, TV e radio

Auch wenn Pressemitteilungen heute etwas altmodisch wirken, können sie nach wie vor sehr effektiv sein – vor allem dann, wenn Ihre Zielgruppe bestimmte Fach- oder Lokalzeitschriften liest. Viele dieser Magazine betreiben inzwischen auch eigene Websites. Wird Ihre Pressemitteilung dort veröffentlicht, profitieren Sie nicht nur von Reichweite, sondern auch von einem hochwertigen Backlink zu Ihrer Website.

So gelingt eine gute Pressemitteilung:

• Verfassen Sie eine individuelle E-Mail an die Redaktion.
• Erzählen Sie eine interessante Geschichte rund um Ihre Veranstaltung – nicht nur trockene Fakten.
• Nennen Sie alle wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort.
• Fügen Sie Links zu Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen hinzu.
• Ergänzen Sie visuelle Elemente – zum Beispiel Bilder oder ein Video zum Event.

Wichtig: Redaktionen erhalten täglich unzählige Mails. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Pressemitteilung klar, übersichtlich und auf den Punkt formuliert ist.

Neben der Pressearbeit kann sich auch klassische Werbung lohnen: etwa ein Spot im lokalen Radio oder eine Anzeige im Regionalfernsehen. Diese Kanäle erreichen oft genau die Menschen, die Ihre Veranstaltung besuchen könnten – und das auf emotionaler Ebene.

Offene Anmeldung clever organisieren

Bei der Planung eines Events ist es entscheidend, frühzeitig zu wissen, wie viele Teilnehmende zu erwarten sind. Nur so lassen sich wichtige Aspekte wie Catering, Sitzplätze, Toiletten oder die Logistik reibungslos und effizient organisieren.

Eine einfache und professionelle Lösung bietet die Plattform Eventbrite: Dort können Sie ein Unternehmenskonto einrichten und Tickets für Ihre Veranstaltung verkaufen – oder bei kostenlosen Events eine einfache Anmeldemöglichkeit anbieten.

Um die Registrierung zusätzlich zu fördern, lohnt sich ein Anreizsystem. So könnten Sie beispielsweise Frühbucher-Tickets zu einem vergünstigten Preis anbieten oder kurz vor dem Event die letzten Tickets mit einem Rabattcode versehen. Auch Gutscheine für Extras vor Ort – etwa ein kostenloses Getränk oder ein Snack – können ein wirkungsvoller Impuls für eine rechtzeitige Anmeldung sein.

Die richtigen Menschen einladen

Im Marketing dreht sich alles darum, Menschen zu erreichen – aber bevor das gelingt, muss man wissen, wen man erreichen möchte und wo diese Menschen zu finden sind.

Kurz gesagt: Definieren Sie Ihre Zielgruppe so genau wie möglich. Je besser Sie deren Merkmale kennen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Botschaft bei den richtigen Personen ankommt.

Dabei helfen Fragen wie:

• Wie alt sind sie?
• Welches Geschlecht haben sie?
• In welchem Berufsfeld arbeiten sie?
• Welche Interessen verfolgen sie?
• Auf welchen sozialen Plattformen sind sie aktiv?
• Warum könnten sie sich für Ihre Veranstaltung interessieren?

Wenn Ihre Veranstaltung sich an eine bestimmte Personengruppe richtet, lohnt es sich, gezielte Einladungen zu verschicken:

• Online: Erstellen Sie z. B. eine eigene Facebook-Veranstaltung mit allen wichtigen Infos – Logo, Titelbild, Datum, Uhrzeit, Ort und alles Weitere, was auch auf Ihrem gedruckten Plakat steht. Das ist besonders praktisch, wenn Sie z. B. gezielt die Kundschaft eines Unternehmens einladen möchten.
• Offline: Für ausgewählte Gäste wie Influencer, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens oder lokale Entscheidungsträger können Sie auch personalisierte Einladungen per Post versenden – hochwertig gestaltet und mit persönlicher Ansprache.

Eine Videopräsentation erstellen

Bilder sagen oft mehr als tausend Worte – und genau das macht Videos zu einem besonders wirksamen Mittel im Eventmarketing. Ein gut gemachtes Video kann Emotionen wecken, Neugierde wecken und Ihre Zielgruppe direkt ansprechen.

Nutzen Sie das Video, um einen Vorgeschmack auf die Veranstaltung zu geben: Zeigen Sie Highlights aus den Vorjahren, geben Sie Einblicke in das Programm oder lassen Sie besondere Gäste und Speaker zu Wort kommen. Ein kurzes Interview, in dem diese verraten, worum es in ihrem Vortrag gehen wird, kann den Hype zusätzlich steigern.

Ein Blogartikel zur Veranstaltung

Auch ein Blogartikel auf Ihrer Website kann zur Sichtbarkeit der Veranstaltung beitragen – sei es als eigener Beitrag oder eingebettet in einen thematisch passenden Artikel. Sie könnten erzählen, warum Sie die Veranstaltung ins Leben gerufen haben, was Sie damit erreichen möchten oder worauf sich Besucher besonders freuen dürfen.

Wichtig: Am Ende sollte ein klarer Call-to-Action stehen, der direkt auf die entsprechende Unterseite verlinkt – z. B. zur Anmeldung oder zum Ticketverkauf. So machen Sie es den Lesern leicht, den nächsten Schritt zu gehen.

Die Rolle der sozialen Netzwerke

Soziale Netzwerke spielen eine entscheidende Rolle dabei, Ihre Botschaft zu verbreiten und Ihr Zielpublikum gezielt anzusprechen. Ein speziell auf Ihre Veranstaltung abgestimmter Redaktionsplan hilft Ihnen, die richtigen Informationen zu vermitteln und dabei einen Tonfall zu wählen, der zu Ihrer gewohnten Kommunikation passt. Jedes soziale Netzwerk hat seine eigenen Eigenheiten und Funktionen, die Sie nutzen sollten, um Ihre Beiträge bestmöglich sichtbar zu machen.

• Twitter: Nutzen Sie Hashtags, die das Event, das Unternehmen und die Marke betreffen, um über das Ereignis zu sprechen. So werden alle Beiträge von Teilnehmern oder Interessierten unter einem gemeinsamen Hashtag gesammelt, was Ihnen hilft, eine Gemeinschaft zu bilden und das Gefühl der Beteiligung zu stärken.
• Facebook: Während die Veranstaltung näher rückt, können Sie Werbekampagnen starten, um möglichst viele Menschen zu erreichen und neue Follower zu gewinnen. Kurz vor dem großen Tag können Sie Fotos oder Videos von vergangenen Veranstaltungen oder von besonderen Momenten aus der Geschichte der Marke posten. Um den Feed nicht zu überladen, sollten diese Posts jedoch spätestens eine Woche vor dem Event geteilt werden.
• Instagram: Erstellen Sie einen speziellen Redaktionsplan für die Veranstaltung und nutzen Sie Posts und Reels, um Storytelling zu betreiben. Teilen Sie Fotos und Videos von ähnlichen Veranstaltungen, die Sie bereits organisiert haben, um der Öffentlichkeit die Atmosphäre zu vermitteln, die Sie aufbauen möchten. Ergänzen Sie jeden Beitrag mit einer Story, die einen Link zur Anmeldeseite oder zu Eventbrite enthält, falls Sie dieses Tool verwenden.

LinkedIn: Die Werbung für eine Veranstaltung auf LinkedIn ist einfach. Erstellen Sie einen neuen Beitrag, fügen Sie Text, ein Bild und den Link zur Veranstaltung hinzu. Für mehr Sichtbarkeit können Sie LinkedIn-Werbung nutzen, um gezielt Ihre gewünschte Zielgruppe anzusprechen, ohne Ihr Budget unnötig zu belasten.

Fortschritte überwachen

• Anmeldungen überwachen: Behalten Sie stets die Anzahl der Anmeldungen im Auge und planen Sie, wann Sie die Anmeldungen schließen sollten. Tools wie EventBoost und Eventbrite erleichtern die Verwaltung der Teilnehmerregistrierungen. Sie können einen Schwellenwert für Anmeldungen festlegen und diesen nach Bedarf anpassen.
• Anmeldungen auf sozialen Kanälen verfolgen: Wenn Sie Ihre Veranstaltung über verschiedene Kanäle beworben haben, sollten Sie die Anmeldungen und Käufe für jeden Kanal (z. B. Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, E-Mail) überwachen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, ob Ihre Strategie funktioniert hat und gibt Ihnen wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen.

Erinnerung: Der Newsletter

E-Mail-Marketing ist eine effektive Methode, um Ihre Zielgruppe an das bevorstehende Event zu erinnern. Eine erste Nachricht, etwa einen Monat vor der Veranstaltung, sollte die wichtigsten Details beinhalten und erklären, warum es sich lohnt, teilzunehmen. So wecken Sie das Interesse potenzieller Teilnehmer. Eine Woche vor der Veranstaltung ist es sinnvoll, eine zweite E-Mail zu versenden, um die Vorfreude zu steigern und zu betonen, dass die letzten Vorbereitungen laufen. Am Tag vor dem Event hilft eine freundliche Erinnerung wie „Bis morgen, wir freuen uns auf Sie“, um das Gefühl zu vermitteln, dass der Teilnehmer willkommen ist, was das Interesse und die Teilnahmebereitschaft weiter fördert.

Während der Veranstaltung

Nutzen Sie die sozialen Netzwerke

Soziale Netzwerke sind perfekt dafür geeignet, die Highlights Ihres Events mit Ihrer Community zu teilen. Warum nicht diese Gelegenheit nutzen, um Ihre Veranstaltung noch bekannter zu machen?

• Facebook und Instagram

Beide Plattformen bieten die Möglichkeit, alle Momente der Veranstaltung in Echtzeit zu teilen. Stories und Posts können direkt vor Ort erstellt werden, um den Aufbau der Bühne, das Anbringen der Beleuchtung, das Vorbereiten der Tische oder andere interessante Szenen hinter den Kulissen zu zeigen.

Die wahre Stärke dieser Phase liegt jedoch in den Live-Übertragungen: Mit Livestreams können Sie Ihrer gesamten Community, die Ihnen folgt, in Echtzeit Einblicke in das Event geben. So können auch diejenigen, die nicht persönlich dabei sein können, das Geschehen miterleben. Dies ist besonders nützlich für die Übertragung von Reden, Preisverleihungen, Interviews oder Konzerten.

• YouTube

Haben Sie schon einmal an eine Live-Übertragung auf YouTube gedacht? Das ist eine fantastische Möglichkeit, direkt mit Ihrem Publikum zu interagieren und das Engagement zu steigern. YouTube Live ermöglicht es Ihnen, nicht nur ein Video in Echtzeit zu übertragen, sondern auch live per Chat mit den Zuschauern zu kommunizieren. Und das Beste daran: Sie können das Ganze auch über Ihr Smartphone durchführen und es dann mit wem und wo immer Sie möchten teilen!

Werbekampagnen vor Ort organisieren

Um die Teilnehmer dazu zu animieren, ihre Erfahrungen in den sozialen Medien zu teilen, können Sie während der Veranstaltung eine Werbeaktion ins Leben rufen, bei der Preise an diejenigen vergeben werden, die den offiziellen Hashtag in ihren Posts verwenden. Sie können das Teilen sogar zu einem spielerischen Wettbewerb machen, indem Sie eine Schatzsuche oder einen Fotospielautomaten im Postkartenstil organisieren. Wer ein Foto macht und es mit dem offiziellen Hashtag versieht, hat die Chance auf einen Preis. Solche vor Ort Kampagnen sind eine tolle Möglichkeit, die Teilnehmer zu unterhalten, ihre Interaktivität zu fördern und die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung in den sozialen Medien zu steigern.

Richten Sie eine soziale Station am Veranstaltungsort ein

Eine weitere Möglichkeit, die Teilnehmer zu ermutigen, sich sozial zu engagieren, besteht darin, ihre Interaktionen öffentlich zu machen. Eine effektive Lösung ist es, einen virtuellen Knotenpunkt, Bildschirm oder Monitor einzurichten, auf dem alle Beiträge mit dem offiziellen Event-Hashtag in Echtzeit angezeigt werden. Kostenlose Tools wie Hootfeed ermöglichen es Ihnen, diese Beiträge live zu zeigen. Diese Lösung ist nicht nur für die Teilnehmer von Vorteil, die die Kommentare und Beiträge anderer sehen können, sondern auch für die Veranstalter, die Hootfeed als zusätzliches Tool zur Überwachung der sozialen Netzwerke vor Ort nutzen können.

Nach der Veranstaltung

Die Zeit direkt nach der Veranstaltung ist vielleicht die entscheidendste, da sie, wenn sie richtig genutzt wird, großes Interesse an Ihrer Marke, Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten wecken kann.

In dieser Phase können Sie Beiträge veröffentlichen, die die Höhepunkte des Abends oder besondere, lustige und wichtige Momente während der Veranstaltung hervorheben. Über Stories können Sie das teilen, was die Live-Übertragungen nicht erfassen konnten: zusätzliche Aufnahmen, Bilder vom Publikum und Ereignisse, die gleichzeitig mit der Hauptveranstaltung stattgefunden haben.

LinkedIn könnte in dieser Phase eine Schlüsselrolle spielen: Mit einem wöchentlichen Beitrag können Sie die Etappen der Veranstaltung aus einer eher „institutionellen“ Perspektive nacherzählen. Dabei können Sie nacheinander den Sponsoren, dem Catering-Team, den Künstlern, der Band, dem Moderator, den Gästen und der Crew hinter der Organisation danken – also den Unternehmen, die für Bühne, Ton, Beleuchtung, Sicherheit und natürlich die Kommunikation der Veranstaltung verantwortlich waren.

Bitten Sie die Teilnehmer, die Veranstaltung zu bewerten.

Fordern Sie die Teilnehmer am Ende der Veranstaltung auf, ihre Meinung zu äußern, indem Sie eine kurze Umfrage durchführen. Als Anreiz können Sie unter denjenigen, die an der Umfrage teilnehmen, eine Verlosung veranstalten, bei der der Gewinner kostenlosen Eintritt für die nächste Veranstaltung erhält.

Printkommunikation

Auch nach der Veranstaltung ist Printkommunikation nach wie vor ein wertvolles Tool. Sie können einen Artikel verfassen, der später in den wichtigsten lokalen Zeitungen oder Fachzeitschriften veröffentlicht wird. So können Sie den Erfolg der Veranstaltung unterstreichen und gleichzeitig eine weitere Gelegenheit nutzen, um über Ihre Marke und Ihr Unternehmen zu sprechen.

Analyse der Leistung Ihrer sozialen Medien

Da soziale Medien eine zentrale Rolle in Ihrer Event-Marketing-Strategie gespielt haben, ist es wichtig, ihre Effektivität zu überprüfen. Schauen Sie sich den Plan an, den Sie für die Promotion der Veranstaltung auf den verschiedenen Plattformen erstellt haben, und analysieren Sie, ob jede einzelne Plattform das Ziel erreicht hat, das Sie sich gesetzt haben.

Alma Digital unterstützt Sie mit einer 360°-Eventmarketing-Strategie bei der erfolgreichen Vermarktung Ihrer Veranstaltung.

Egal, ob Sie eine Veranstaltung für Ihr Unternehmen oder für einen Ihrer Kunden organisieren möchten, wir stehen Ihnen mit gezielten Lösungen zur Seite.

In der Anfangsphase des Projekts helfen wir Ihnen dabei, ein passendes Logo und einen einzigartigen Hashtag zu entwickeln, Sponsoren zu gewinnen, Influencer anzusprechen und die Kommunikation mit den zuständigen Behörden zu übernehmen. Zudem denken wir mit Ihnen gemeinsam über mögliche Give-aways nach, die Ihre Veranstaltung bereichern könnten. Wir kümmern uns um den gesamten Start Ihrer Kommunikation, um das Interesse der richtigen Zielgruppe zu wecken und Lust auf die Teilnahme zu machen.

Wir erstellen maßgeschneiderte Redaktionspläne, die Ihre Marke optimal präsentieren, dabei jedoch stets die Werte Ihres Unternehmens und Ihre angebotenen Produkte oder Dienstleistungen in den Mittelpunkt stellen. Über alle relevanten sozialen Netzwerke (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter usw.) initiiert unser Team die Kommunikation und sorgt dafür, dass der Ton genau auf die Zielgruppe abgestimmt ist.

Während der Veranstaltung begleiten wir alle wichtigen Phasen und dokumentieren die Ereignisse in Echtzeit. So können auch diejenigen, die nicht vor Ort sind, das Geschehen miterleben und teilhaben.

Auch nach der Veranstaltung bleiben wir an Ihrer Seite: Wir passen den Redaktionsplan an, um das Interesse an der Veranstaltung und vor allem an Ihrer Marke sowie Ihren Produkten und Dienstleistungen weiterhin hoch zu halten. Zusätzlich erstellen wir Inhalte, um all jenen zu danken, die zum Erfolg der Veranstaltung beigetragen haben – sei es durch ihren Einsatz als Gäste, Influencer oder durch andere wichtige Rollen – und teilen spannende Neuigkeiten sowie interessante Details rund um das Event.

Besuchen Sie unsere Event-Marketing-Seite, um alle Details zu erfahren, und teilen Sie uns Ihre Idee mit. Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse!