Pubblicizzare un evento è un mestiere e l’esperienza nel campo e la professionalità sono aspetti fondamentali anche nel settore del marketing per gli eventi.
Per promuovere un evento al meglio e fare in modo che abbia successo, pertanto, occorre applicare alcune regole tradizionali del marketing per gli eventi e della comunicazione, aggiungendo poi alcuni altri elementi legati alla specificità della tipologia di evento e ai canali di comunicazione più adatti.
Grazie alle azioni di marketing a scopo promozionale, gli eventi vengono proposti al pubblico, attirando attenzione e riscuotendo una certa risonanza; inoltre, strutturando delle buone strategie è possibile raggiungere un target mirato.
Vediamo, nello specifico, quali sono le componenti fondamentali per creare un progetto di marketing per gli eventi.
Prima dell’evento
Un evento andrebbe comunicato come minimo 3 mesi prima: non fare ciò vuol dire, quando si è sotto evento, pensare a sponsorizzate (Facebook Ads), azioni di marketing spinto, tutto quello che è contrario all’inbound marketing. Se l’evento non è alla sua prima edizione bisogna prevedere nel sito delle sezioni del menù (magari a tendina) con tutte le edizioni passate. Chi vuole partecipare per la prima volta, vuole sapere cos’è stato fatto, che materiale è stato prodotto e anche quanta gente ha preso parte. Arricchiscilo di foto, interviste, contenuti e tanto altro.
Dare un nome all’evento
Questa prima fase embrionale è più importante di quanto si immagini: il nome che sceglierai deve essere accattivante e attirare l’attenzione, in modo tale che emerga dalla molteplicità di eventi e comunicazioni a cui le persone sono esposte ogni giorno. Allo stesso tempo però dev’essere chiaro e comunicare esattamente al target di riferimento di cosa si tratta, ovvero descriverne sinteticamente il tema.
Creare un logo per l’evento
Avere un logo che sia ben riconoscibile è davvero molto importante, a maggior ragione nel caso di un grande evento. Creare un logo efficace è fondamentale per garantire successo alla manifestazione: deve generare interesse ed essere d’impatto, ovvero colpire le persone in modo che lo vedano e rimanga bene impresso nelle loro menti.
Realizzare una grafica che sia efficace e di impatto non è per nulla scontato e facile, ecco 3 consigli utili:
- scegliere un simbolo che richiami il più precisamente possibile il tema o il settore dell’evento e decorarlo, arricchirlo e personalizzarlo con fantasia e creatività, facendo attenzione a non appesantirlo troppo;
- scegliere pochi colori, al massimo quattro o cinque e che richiamino il più possibile i colori aziendali o del brand;
- il disegno del simbolo deve essere il più possibile semplice e minimale per facilitarne la memorizzazione.
Trovare degli sponsor
La sponsorizzazione dell’evento è un modo eccezionale per aumentare il tuo budget per il marketing. Parte della strategia di marketing per il tuo evento deve essere incentrata nel fare delle proposte ad altre società. Prova ad ottenere degli sponsor il prima possibile. Ma non demoralizzarti se nessuno accetta subito. Alcune società valuteranno i tuoi progressi prima di considerare di sponsorizzare il tuo evento.
Contattare degli influencer
Gli influencer nei social media hanno un grande valore per il marketing: creano delle tendenze che possono migliorare la tua strategia di marketing per eventi.
Realizzare una locandina
Raccogliere le informazioni essenziali e fondamentali relative all’evento e inserirle in una locandina da appendere nei luoghi cruciali come stazioni, biblioteche, università, tabaccai e luoghi di aggregazione in generale.
- data e orario
- luogo
- costo dei biglietti
- modalità di acquisto dei biglietti o di registrazione
- informazioni logistiche (percorso più breve per raggiungere il luogo e parcheggi)
Per rendere ancora più efficace la tua locandina potresti aggiungerci un QR code per far sì che le persone possano visualizzare immediatamente la pagina web a cui rimanda.
È fondamentale scegliere bene la pagina da mostrare, meglio se si tratta di una landing page che permette unicamente di iscriversi all’evento, così chi arriva qui ha solo due opzioni: iscriversi o andarsene.
Coinvolgimento dei media: comunicati stampa, TV e radio
I comunicati stampa vengono ancora utilizzati, anche se ora sono considerati vecchia scuola. Se il tuo pubblico target legge certe riviste, potrebbe essere utile far pubblicare un comunicato stampa. Molte riviste hanno anche un sito web: se il tuo comunicato stampa verrà pubblicato, otterrai anche un link al tuo sito da una fonte credibile.
Per scrivere un buon comunicato stampa, dovrai:
- Inviare una email specifica alla rivista
- Raccontare una storia interessante per il tuo evento
- Elencare tutti i dettagli pratici (data, luogo e così via)
- Includere link al tuo sito e social media
- Allegare alcune immagini o link al tuo video pubblicitario
Le riviste ricevono tantissime email, quindi assicurati di rendere il tuo comunicato stampa il più comprensibile possibile.
Inoltre, può essere utile pubblicizzare il tuo evento mediante annunci sulle radio locali in modo da raggiungere ancora più persone e nelle tv locali attraverso uno spot o una pubblicità che possa invogliare le persone a partecipare.
Aprire le iscrizioni
Quando si organizza una manifestazione è fondamentale sapere un numero massimo di partecipanti, in modo che i vari attori riescano ad organizzarsi in tempo con cibo, bevande, bagni pubblici, sedie, tavoli e quant’altro.
Si può aprire un account aziendale su Eventbrite, la piattaforma dedicata alla vendita di ticket online: qui è possibile mettere in vendita i biglietti per l’evento con largo anticipo o, in caso di evento gratuito, permettere alle persone di registrarsi.
Un modo carino per incentivare le persone a iscriversi o acquistare un biglietto potrebbe essere quello di offrire dei biglietti in pre-vendita, quindi con una percentuale di sconto, o mettere in palio gli ultimi rimasti a prezzi stracciati o ancora offrire un buono sconto per un servizio extra fruibile nel corso dell’evento (es. il cibo).
Invitare le persone
Il marketing si basa tutto sul raggiungere le persone. Ma prima, devi sapere di chi si tratta e dove si trova.
In altre parole, devi identificare il tuo pubblico target e più entri nello specifico, più avrai possibilità di raggiungere le persone che davvero ti interessano.
Puoi provare a scoprire:
- Età
- Genere
- Settore di occupazione
- Interessi personali
- Social media preferiti
- Motivazioni per la partecipazione
Se l’evento è indirizzato anche a persone ben precise che si avrebbe piacere che partecipassero si possono realizzare degli eventi specifici:
- online: le pagine eventi di Facebook permettono di creare dei post appositi in cui inserire logo, foto di copertina/banner, data, orario, luogo e tutte le altre informazioni necessarie che abbiamo inserito nella locandina; questa soluzione potrebbe essere ideale per invitare tutti i clienti di un’azienda
- offline: creare un invito personalizzato da inviare all’abitazione di personaggi di spicco, influencer o politici
Creare un video di presentazione
É risaputo che le immagini hanno la capacità di colpire di più rispetto alle parole, sono più persuasive e arrivano più brevemente e facilmente al cuore di chi le guarda.
Creare un video potrebbe essere una bella idea per promuovere un evento: in questo contenuto potrai anticipare cosa troverà la gente all’evento o creare hype e aspettativa condividendo episodi degli anni precedenti. Inoltre, potresti chiedere ai tuoi ospiti famosi e importanti, ad eventuali speaker e influencer di realizzare un’intervista in cui anticiperanno il contenuto del loro intervento.
Scrivere un articolo nel tuo blog
Potrebbe essere utile scrivere due righe per il blog all’interno del sito dell’evento interamente dedicate allo stesso o per parlare del motivo per cui si è organizzato, in modo da citarlo solo marginalmente.
In questo caso sarà fondamentale inserire in fondo una call to action che rimanda alla sezione del sito i cui le persone possano prenotarsi, registrarsi o acquistare l’eventuale biglietto in modo semplice e rapido.
Il ruolo dei social network
I social network possono aiutarti a diffondere il messaggio e a raggiungere meglio il tuo pubblico. Realizzare un piano editoriale socia di comunicazione ad hoc per l’evento ti aiuterà a pensare bene a quali informazioni veicolare e soprattutto ad utilizzare un tono di voce che sia in linea con il modo di comunicare che utilizzi normalmente; ogni social è a sé e ha funzionalità e modi di rendere visibili i post diversi, perciò è importante curare la comunicazione in modo che sia il più specifica possibile per ogni social.
- Twitter: parla dell’evento utilizzando hashtag correlati ad esso, all’azienda e al brand, in questo modo tutti i messaggi postati dai partecipanti o dagli interessati all’evento vengono racchiusi tutti sotto una specifica parola chiave, permettendo di creare comunità e senso di partecipazione
- Facebook: in attesa che il giorno fatidico si avvicini si possono realizzare delle campagne di promozione per raggiungere il più alto numero possibile di persone informate dell’evento e per raccogliere nuovi follower sulla pagina. A pochi giorni dalla data clou si possono postare foto o video degli eventi degli anni precedenti o di manifestazioni che si sono susseguite più sporadicamente nella storia del brand in questione; per non rischiare di appesantire il feed e risultare pesanti e ridondanti è consigliabile farlo massimo dalla settimana precedente all’evento
- Instagram: in attesa che arrivi la data dell’evento si può creare un piano editoriale ad hoc in cui attraverso post e reel fare dello storytelling, condividendo foto e video di altri eventi simili che si sono già organizzati, in modo da far conoscere al pubblico l’atmosfera che si vuole replicare. Per ogni post, inoltre, si può aggiungere una storia con il link che rimanda alla pagina in cui ci si può registrare o acquistare il biglietto o su Eventbrite, nel caso si abbia scelto di affidarsi a questo tool
- Linkedin: promuovere un evento su LinkedIn è molto semplice: basta creare un nuovo post aggiungendo testo, immagine e link di riferimento. Per ottenere ancora più visibilità è possibile usare LinkedIn Advertising: potrai decidere con precisione il target al quale rivolgerti, senza dover procedere a tentoni sprecando il tuo budget.
Monitorare i progressi
- Monitora il numero delle iscrizioni: controlla sempre a che punto sono le iscrizioni e valuta quando è il caso di chiuderle. EventBoost ed EventBrite sono due software che ti permettono di registrare in tutta facilità i partecipanti al tuo evento. Puoi fissare una soglia da non superare ed eventualmente ampliarla a piacere.
- Controlla le iscrizioni sui canali social: se hai usato diversi canali per promuovere il tuo evento dovresti tenere conto di quante iscrizioni e acquirenti hai registrato per ciascun canale (es. via Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube, mail). Questo ti aiuterà a capire se la tua strategia è stata corretta o meno, e misurarti per le prossime volte.
Reminder: la newsletter
L’e-mail marketing è uno strumento molto utile per ricordare all’utente che la data fatidica si sta avvicinando: inviare una prima mail ad un mese esatto dall’evento spiegando i punti principali e perchè può valere la pena partecipare, crea interesse in un potenziale spettatore. Per far sì che non se ne dimentichi però, è utile inviare una mail anche una settimana prima facendo capire che l’atmosfera si sta scaldando e che i preparativi sono in fermento. Infine, inviarne una il giorno prima con un bel “ci vediamo domani, ti aspettiamo” farà sentire il tuo ospite davvero gradito e crescerà in lui l’interesse a partecipare.
Durante l’evento
Largo ai social
I social network si sa sono nati per condividere con la propria community foto, video, stories dei momenti più clou della nostra giornata. Perché non utilizzarli per divulgare l’evento che si è organizzato?
- Facebook e Instagram
Con le funzionalità tipiche di questi due social network è possibile documentare in tempo reale tutto ciò che sta succedendo nel corso dell’evento. Stories e post possono essere creati sul posto e al momento ideale per mostrare scene di backstage come ad esempio il montaggio del palco, dei monitor, delle luci, della console, del tendone con i tavoli per le persone.
Le vere protagoniste di questa fase però sono le dirette: si possono creare video live in cui viene comunicato a tutta la community che segue le pagine che si sta tenendo un evento in tempo reale e rendere partecipi di ciò che sta succedendo anche coloro che non sono potuti essere presenti in tempo reale. Possono essere utili, ad esempio, per documentare un discorso di una persona importante, una premiazione, un’intervista oppure un concerto
- Youtube
Hai pensato ad una diretta su Youtube? È un ottimo modo per entrare in contatto diretto con il tuo pubblico e aumentare le interazioni. Il live streaming di YouTube si chiama ‘YouTube Live’, e oltre a condividere in diretta un video ti permette anche di comunicare in tempo reale con gli osservatori usando la chat. E non è finita: puoi farlo anche dal tuo smartphone per poi condividerlo dove vuoi e con chi vuoi!
Organizza campagne promozionali in loco
Per incoraggiare i partecipanti a condividere la loro esperienza sui social, organizza una campagna promozionale all’interno dell’evento, offrendo premi a chi usa l’hashtag ufficiale nel proprio messaggio. Puoi anche far diventare la condivisione un gioco, organizzando una caccia al tesoro o una postazione fotografica in stile post fax-simile dell’evento e offrendo la possibilità di vincere un premio a chi fa una foto e la tagga con l’hashtag ufficiale. Le campagne in loco sono un ottimo modo per divertire e intrattenere chi partecipa, e aiutano ad aumentare la visibilità del tuo evento su tutti i social media.
Inserisci una postazione social nella location
Un altro modo per incoraggiare i partecipanti a partecipare alle interazioni sui social è rendere tale interazione pubblica. Una possibilità è quella di impostare un hub virtuale, uno schermo o un monitor in cui appaiono tutti i messaggi social con l’hashtag ufficiale dell’evento. Per visualizzare tutte le interazioni in tempo reale, puoi utilizzare strumenti gratuiti come Hootfeed. Questo tipo di soluzione è vantaggioso sia per i partecipanti, che possono vedere i commenti altrui sul tuo evento, sia per gli organizzatori, che possono utilizzare Hootfeed come un ulteriore strumento di monitoraggio dei social in loco.
Post evento
Il periodo di tempo subito dopo l’evento è forse quello più importante perchè, se sfruttato al meglio, può creare un discreto interesse da parte delle persone verso il tuo brand, la tua azienda e i tuoi prodotti.
In questa fase si possono condividere post che parlino dei momenti salienti della serata o di episodi particolari, divertenti o importanti che si sono susseguiti nel corso della manifestazione. Tramite le stories è possibile condividere ciò che la diretta live non è riuscita a cogliere: inquadrature diverse, inquadrature sul pubblico che assiste e avvenimenti contemporanei all’evento principale.
Un ruolo chiave in questa fase potrebbe avercela Linkedin: con un post a settimana si possono raccontare le fasi dell’evento da un punto di vista più “istituzionale”, andando a ringraziare uno per uno gli sponsor, i componenti del catering food and beverage, gli artisti, la band del concerto, il presentatore, gli ospiti e, infine, la crew che sta dietro all’organizzazione: aziende di organizzazioni di eventi che si occupano del palco, del suono e delle luci, della sicurezza e, appunto, della comunicazione dell’evento.
Chiedi ai partecipanti di valutare l’esecuzione
Chiedi a chi ha partecipato di dare la sua opinione, organizzando un mini-sondaggio al termine dell’evento. Come incoraggiamento, puoi organizzare un sorteggio tra chi risponde al sondaggio, regalando la partecipazione gratuita al prossimo evento.
Stampa
La comunicazione cartacea si rivela molto utile anche nel post evento perché si può scrivere un articolo di giornale da far pubblicare poi sulle testate principali locali o su riviste del settore per dare risalto alla buona riuscita dello stesso e per cogliere ancora una volta l’occasione di parlare del brand e dell’azienda.
Analizza la tua performance sui social media
Infine, dal momento che i social media hanno avuto un ruolo tanto importante nella strategia di marketing dell’evento, devi verificare la loro efficacia. Dai un’occhiata al piano che avevi stabilito per la promozione dell’evento sui vari social network e verifica se ognuno ha raggiunto l’obiettivo che ti eri prefissato.
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Che tu voglia organizzare un evento per la tua impresa oppure stai curando l’organizzazione di un evento per un tuo cliente, noi possiamo aiutarti in modo concreto.
Ti supportiamo nella fase embrionale del progetto aiutandoti a creare un logo e un hashtag ufficiale per l’evento, a ricercare sponsor, contattare influencer, metterti in contatto con autorità e a pensare a possibili gadget da regalare. Inoltre, curiamo tutta la fase iniziale della comunicazione, per creare interesse, curiosità e desiderio di partecipazione nelle persone più in linea con il tuo brand e azienda.
Impostiamo piani editoriali per comunicare il brand, rispettando i valori aziendali e facendo emergere i prodotti o servizi che offri. Avviamo la comunicazione su tutti i principali social network (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, etc.) e ti aiutiamo a dare il “giusto taglio” per raggiungere gli utenti che maggiormente ti interessano.
Durante l’evento accompagniamo tutte le varie fasi della manifestazione documentando in tempo reale più avvenimenti possibile, per rendere partecipe anche chi non ha modo di essere presente.
A evento terminato non ti abbandoniamo: ridisegnamo il piano editoriale per mantenere alto l’interesse sull’evento sì ma, soprattutto, sul brand e sui tuoi prodotti/servizi. Inoltre, creiamo dei contenuti per ringraziare tutti coloro che hanno contribuito alla buona riuscita dell’evento, gli ospiti e influencer e per comunicare novità e notizie curiose.
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